Orari ridotti e summer Friday non bastano: senza una diversa organizzazione del lavoro, la flessibilità rischia di essere solo apparente.
Uffici più vuoti, riunioni ridotte al minimo e venerdì che, almeno in alcune aziende, diventano più brevi o completamente liberi. Durante l’estate molte organizzazioni sperimentano forme di flessibilità che nel resto dell’anno appaiono più difficili da introdurre, dagli orari ridotti allo smart working, fino alla settimana lavorativa di quattro giorni.
Ma lavorare un giorno in meno significa davvero lavorare meglio?
Secondo Sesame HR la settimana corta non dovrebbe essere considerata semplicemente come un benefit estivo o come l’eliminazione di una giornata dal calendario. Per essere efficace deve diventare un vero modello organizzativo, costruito su processi più semplici e soprattutto una distribuzione sostenibile dei carichi di lavoro. Il rischio, altrimenti, è quello di trasformare quattro giorni di lavoro in una versione accelerata dei cinque tradizionali: stesse attività, stesse riunioni e stesse scadenze, ma con meno tempo per gestirle.
Un giorno in meno non cancella le inefficienze
I risultati della European HR Leaders Survey di Sesame HR, condotta su 578 responsabili HR europei, rivelano che il 63,7% dei team HR dedica oltre il 40% del proprio tempo ad attività amministrative, mentre soltanto il 7% riesce a contenerle al di sotto del 20%. Un dato che fotografa organizzazioni nelle quali una parte consistente della giornata viene ancora assorbita da procedure, richieste, aggiornamenti e attività ripetitive.
In questo contesto, accorciare la settimana senza intervenire sui processi rischia di aumentare la pressione sulle persone, anziché generare maggiore benessere.
Anche strumenti e modalità di pianificazione incidono sulla capacità di introdurre modelli flessibili: il 34,4% delle organizzazioni coinvolte nella ricerca gestisce ancora i turni attraverso Excel o fogli condivisi, mentre soltanto il 31% utilizza una piattaforma digitale dedicata alla
gestione della forza lavoro.
Il punto, però, non è lo strumento in sé. È la capacità dell’azienda di sapere, in ogni momento, chi è disponibile, quali attività sono prioritarie, dove si stanno creando sovraccarichi e quali competenze servono per garantire la continuità operativa.
Summer Friday, settimana corta o orario compresso?
Come evidenziato anche da AIDP – Associazione Italiana per la Direzione del Personale, non esiste un unico modello di settimana corta.
Alcune aziende concentrano lo stesso numero di ore in quattro giornate, altre riducono effettivamente l’orario mantenendo invariata la retribuzione. Altre ancora scelgono formule più leggere e stagionali, come i venerdì brevi, una maggiore flessibilità in entrata e in uscita o giornate aggiuntive di lavoro da remoto.
Sono soluzioni diverse, con conseguenze differenti sull’organizzazione. Concentrare le ore può significare giornate più lunghe; ridurle richiede spesso una revisione delle attività; applicare la flessibilità soltanto ad alcuni team può creare disparità interne.
Per questo, secondo Sesame HR, non esiste una formula valida per tutte le imprese. Il modello deve essere costruito sulla base del settore, dei ruoli, dei picchi di lavoro e delle esigenze delle persone.
La prova dell’estate
Agosto può diventare un laboratorio utile per sperimentare nuove modalità di lavoro su un periodo limitato, approfittando della fisiologica riduzione di alcune attività. Ma perché il test sia davvero efficace, non basta eliminare una giornata dal calendario: occorre prima ridurre le riunioni non indispensabili, semplificare i processi, automatizzare le attività ripetitive e definire obiettivi realistici da
valutare con un software dedicato.Le aziende dovrebbero inoltre osservare come cambiano la distribuzione dei carichi, il ricorso agli straordinari, la qualità del lavoro e la percezione dello stress. Il rischio da evitare è infatti che la settimana corta si traduca in quattro giornate più lunghe e intense, comprimendo lo stesso volume di attività in meno tempo. Il giorno libero dovrebbe essere il risultato di un’organizzazione più efficiente, non una scorciatoia per lavorare più velocemente.
Flessibilità e retention: una relazione sempre più stretta
Ripensare il tempo di lavoro può avere un impatto anche sulla capacità delle aziende di attrarre e trattenere le persone. Secondo la ricerca Sesame HR, oltre la metà dei responsabili HR europei intervistati considera retention ed engagement la principale sfida nella gestione dei talenti, davanti anche alla capacità di attrarre nuovi profili.
Inoltre, oltre il 46% individua nella cultura aziendale e nella qualità della leadership una delle maggiori preoccupazioni. Segnali che mostrano come la flessibilità non possa essere separata dallo stile manageriale, dalla fiducia e dall’autonomia riconosciuta alle persone.
“La settimana corta non consiste semplicemente nel cancellare il venerdì dal calendario. Prima di ridurre il tempo di lavoro, le aziende devono capire quali attività possono essere eliminate, quali processi possono essere semplificati e come distribuire meglio le responsabilità”, commenta Albert Soriano, CEO e fondatore di Sesame HR. “L’estate può essere un buon momento per sperimentare, ma l’obiettivo non dovrebbe essere concentrare cinque giorni di lavoro in quattro. La vera sfida è creare un’organizzazione che utilizzi meglio il tempo, durante tutto l’anno”.